Gedragscode van Stichting het Zwarte Gat

Pre Ambule
Stichting het Zwarte Gat staat voor goede omgangsvormen. Respect voor elkaar, gelijkwaardigheid, integriteit, eerlijkheid en veiligheid vormen hierbij centrale begrippen. Deze vormen de basis voor de gedragscode, die binnen Stichting het Zwarte Gat wordt gehanteerd.

Artikel 1 Definities
Onder seksuele intimidatie wordt verstaan: ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander verbaal, non-verbaal, of fysiek gedrag waarbij tevens sprake is van één van de volgende punten: – onderwerping aan dergelijk gedrag wordt, hetzij expliciet, hetzij impliciet, gehanteerd als voorwaarde voor de tewerkstelling van een persoon; – onderwerping aan of afwijzing van dergelijk gedrag door een persoon wordt gebruikt als basis voor beslissingen die het werk van deze persoon raken; – dergelijk gedrag heeft het doel de werkprestaties van een persoon aan te tasten en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving te creëren, dan wel heeft tot gevolg dat de werkprestaties van een persoon worden aangetast en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving wordt gecreëerd.
Onder agressie worden verstaan: voorvallen waarbij een persoon psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen, onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van de arbeid. Hieronder valt ook pesten.
Onder discriminatie wordt verstaan: elke vorm van onderscheid, elke uitsluiting, beperking of voorkeur, die tot doel heeft of ten gevolge kan hebben dat de erkenning, het genot of de uitoefening op voet van gelijkheid van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden op politiek, economisch, sociaal of cultureel terrein of op andere terreinen van het maatschappelijk leven wordt tenietgedaan of aangetast.
Onder levensbeschouwing wordt verstaan: een min of meer samenhangend stelsel van waarden, normen en opvattingen die zin en richting geven aan het leven.

Artikel 2 Doel en algemeen uitgangspunt
a. Seksuele intimidatie, agressie en discriminatie op grond van ras, leeftijd, levensbeschouwing, godsdienst, politieke gezindheid, geslacht, nationaliteit, hetero of homoseksuele gerichtheid, burgerlijke staat en handicap worden door Stichting het Zwarte Gat als vormen van ongewenst gedrag afgewezen. b. Stichting het Zwarte Gat neemt het op zich in het dagelijks handelen en bij het ontwikkelen van beleid deze vormen van ongewenst gedrag te voorkomen en te bestrijden. c. De gedragscode maakt deel uit van het algemeen beleid van Stichting het Zwarte Gat en van de professionele houding van personeelsleden, vrijwilligers en bestuursleden van Stichting het Zwarte Gat.

Artikel 3 Status en reikwijdte
a. De gedragscode is een invulling van de wettelijke bepalingen omtrent seksuele intimidatie, agressie en discriminatie. b. De gedragscode geldt voor personeelsleden, vrijwilligers en bestuursleden Stichting het Zwarte Gat, hierna te noemen medewerkers. c. Stichting het Zwarte Gat draagt zorg voor bekendmaking van de gedragscode.

Artikel 4 (Vrijwilligers)contract
Het niet aangaan, beëindigen of niet verlengen van een (vrijwilligers)contract mag niet samenhangen met een in de wet verboden discriminatiegrond, leeftijd en handicap daarbij inbegrepen.

Artikel 5 Arbeidsomstandigheden en werkvloer
a. De inrichting van Stichting het Zwarte Gat voldoet aan de wettelijke eisen daaromtrent, in het bijzonder de Arbo-wetgeving, maar is in ieder geval zodanig dat medewerkers en hun klanten zich veilig voelen. b. De omgang tussen medewerkers wordt bepaald door respect voor ieders kleur, sekse, levensbeschouwing, leeftijd en andere gronden genoemd in deze gedragscode. c. Discriminerende, seksistische of andere beledigende of krenkende uitlatingen of grappen, mondeling of schriftelijk zijn niet toegestaan. d. Agressieve handelingen of uitingen zijn niet toegestaan. e. Het bepaalde onder a komt mede tot uitdrukking door het bieden van mogelijkheden voor het beleven van uitingen samenhangend met sekse, levensbeschouwing en leeftijd.

Artikel 6 Omgang tussen medewerkers
a. Medewerkers laten zich bij contacten met andere medewerkers leiden door gedragsregels in deze gedragscode b. Medewerkers accepteren geen agressieve gedragingen van andere medewerkers en nemen zelf geen initiatief tot agressieve gedragingen jegens hen. c. Medewerkers accepteren geen seksuele gedragingen van andere medewerkers en nemen zelf geen initiatief tot seksuele gedragingen jegens hen. d. Medewerkers accepteren geen discriminerend gedrag van ander medewerkers en werken niet mee aan of nemen geen initiatief tot discriminerend gedrag.

Artikel 7 Werking naar deelnemers, klanten, bezoekers en derden
a. Deze gedragscode wordt door Stichting het Zwarte Gat aan alle medewerkers bekendgemaakt. b. Van deelnemers, klanten, bezoekers van Stichting het Zwarte Gat en derden wordt verwacht dat zij niet in strijd handelen met de in deze gedragscode opgenomen bepalingen. In voorkomende gevallen kunnen zij op het bestaan en de inhoud van deze gedragscode worden gewezen.

Artikel 8 Toezicht
Het bestuur van de Stichting het Zwarte Gat is belast met het toezicht op de naleving van de bepalingen uit deze gedragscode.

Artikel 9 Klachten

In geval van overtreding van de gedragscode kan een medewerker dit signaleren en daarvan melding maken bij de coördinator van de Stichting het Zwarte Gat. De coördinator draagt in eerste instantie zorg voor interne afhandeling. Indien hiertoe voor de medewerker aanleiding bestaat kan hij of zij een klacht indienen. Voor meer informatie over de klachtenregeling en de procedures kan hij of zij zich wenden tot de coördinator van de Stichting het Zwarte Gat.

Artikel 10 Evaluatie
Deze gedragscode treedt in werking op 1 januari 2019. Ten minste één keer per vijf jaar wordt deze gedragscode geëvalueerd en waar nodig bijgesteld.

Klachtenregeling Stichting het Zwarte Gat

Klacht
Een klacht is informatie die aangeeft dat er iets verkeerd is gegaan of fout is aan een uiting of activiteit, volgens de beleving van de relatie van Stichting het Zwarte Gat. Ook mensen die geen relatie met Stichting het Zwarte Gat hebben kunnen een klacht indienen.

Klachten hebben betrekking op de dienstverlening van Stichting het Zwarte Gat. Dat kan zowel de organisatie betreffen, als de fondsenwerving of de uitvoering van de taken in het kader van de inhoudelijke doelstelling van Stichting het Zwarte Gat.

Voor Stichting het Zwarte Gat zijn klachten een bron van informatie met betrekking tot:
– de kwaliteit van het functioneren van Stichting het Zwarte Gat
– het beeld dat de buitenwereld heeft over het functioneren van Stichting het Zwarte Gat De klachten worden heel serieus genomen. Ze worden geregistreerd, zorgvuldig behandeld en geanalyseerd. Klachten kunnen leiden tot het doorvoeren van verbeteringen in de organisatie, het beleid of de service. Het doel is om klachten te voorkomen of te verminderen.

De in deze notitie beschreven klachtenregeling heeft betrekking op klachten die bij Stichting het Zwarte Gat worden ingediend. Een klacht dient bij voorkeur binnen acht weken, nadat het feit waarover wordt geklaagd heeft plaatsgevonden, te worden ingediend.

1. Procedure voor personen die een klacht willen indienen

Personen die om wat voor reden dan ook een klacht hebben over Stichting het Zwarte Gat kunnen de klacht mondeling of per telefoon, brief of e-mail bij Stichting het Zwarte Gat deponeren.
De klacht moet vlot, deugdelijk en vertrouwelijk worden behandeld. De klachtencoördinator zorgt voor een goede coördinatie van het proces rondom de klachtenafhandeling. Tot slot kan de klager nog in beroep gaan bij de voorzitter van het Dagelijks Bestuur. De klachtenregeling is voor de klager laagdrempelig en kosteloos.

2. Afhandeling klachten

a. Alle klachten worden gecoördineerd door de klachtencoördinator. Hij stuurt een bevestiging naar de klager en informeert deze over de procedure. Hij registreert de klacht, behandelt de klacht en informeer het bestuur over de afhandeling van de klacht.

b. Mocht de afhandeling van de klacht niet direct of binnen twee weken afdoende kunnen plaatsvinden, dan moet de klager worden geïnformeerd over de verwachte wijze en tijdsduur van de afhandeling. Klager mag verwachten dat Stichting het Zwarte Gat de voortgang van de afhandeling bewaakt. Het is een taak van Stichting het Zwarte Gat om dit de klager ook als zodanig te laten ervaren.

c. Van iedere klacht worden minimaal de volgende gegevens vastgelegd:
• NAW-gegevens van de klager en e-mailadres
• Stichting het Zwarte Gat
• type klant
• datum waarop de klacht is binnengekomen
• initialen betrokken medewerker
• soort klacht: brief, mail, telefoon, mondeling, mailing e.d.

• aard/inhoud van de klacht
• (na afloop) datum en inhoud van de afhandeling van de klacht

d. Gang van zaken bij een mondelinge klacht:
• De medewerker die een mondelinge klacht krijgt, handelt deze indien mogelijk direct mondeling af. De klager kan ook na korte tijd worden teruggebeld of geschreven.
• Het bestuur wordt te allen tijde geïnformeerd over de klacht.
• De klacht wordt vastgelegd op het daarvoor bestemde klachtenformulier. Ook de afhandeling van de klacht wordt vastgelegd op dit formulier. Het formulier wordt aan de klachtencoördinator gestuurd, die deze opneemt in het klachtenregister en een kopie daarvan doorgeeft aan de secretaris van het bestuur.

e. Gang van zaken bij een schriftelijke klacht:
• De klacht wordt door de klachtencoördinator ingevuld op het klachtenformulier, geregistreerd in het klachtenregister.
• De klager krijgt zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen twee weken na ontvangst van de klacht een e-mail of een brief met een reactie op de klacht.
• Mocht de klacht niet binnen twee weken afgehandeld kunnen worden, dan krijgt de klager binnen die twee weken een ontvangstbevestiging met daarin de datum waarop de e-mail of brief is ontvangen en informatie over de verdere afhandeling (geschatte tijdsduur, verloop van de procedure, contactpersoon etc.). De klachtencoördinator bewaakt het proces.

f. De inhoud van het antwoord:
• De klager wordt bedankt voor het indienen van de klacht, omdat daarmee de dienstverlening
/ communicatie verbeterd kan worden.
• De werkwijze van Stichting het Zwarte Gat wordt uitgelegd en toegelicht.
• In het antwoord wordt naar voren gebracht dat Stichting het Zwarte Gat snelle behandeling van de klacht en herstel van fouten voorstaat, duidelijke informatie wil geven over het genoemde onderwerp en respect heeft voor de mening van de klager.
• Er wordt een oordeel gegeven of de klacht al dan niet gegrond is.
• Indien van toepassing wordt aan de klager(s) medegedeeld tot welke maatregel de behandeling van de klacht aanleiding heeft gegeven.

g. Beroepsmogelijkheid:
Indien de klager niet tevreden is met de afhandeling of de behandeling van zijn klacht kan hij een schriftelijke klacht indienen bij de voorzitter van Stichting het Zwarte Gat. De voorzitter zorgt voor een zorgvuldige afhandeling. Binnen 14 dagen wordt het beroep beantwoord.

3. Algemeen beleid klachtenbehandeling

a. Eenmaal per kwartaal vindt binnen het bestuur een bespreking plaats over de ingediende klachten om:
• De kwaliteit van de organisatie in deze te toetsen.
• Structurele signalen zo vroeg mogelijk te onderkennen.
• De communicatie met de doelgroepen te verbeteren.

b. De klachtencoördinator, die zorg draagt voor het klachtenregister, bereidt de bespreking door het bestuur schriftelijk voor.

c. Het is de verantwoordelijkheid van alle medewerkers van Stichting het Zwarte Gat om actief te handelen overeenkomstig het klachtenbeleid.

d. De voorzitter is verantwoordelijk voor de coördinatie, de uitvoering en de evaluatie van het klachtenbeleid. De voorzitter stelt op basis van de kwartaalrapportage een rapportage op over de klachten en tot welke (structurele) maatregelen de klachten hebben geleid. Deze rapportage wordt opgenomen in het jaarverslag. Het jaarverslag wordt ter vaststelling aan het Algemeen Bestuur van Stichting het Zwarte Gat voorgelegd. Tot slot wordt de klachtenregeling jaarlijks geëvalueerd en waar nodig bijgesteld.

Reacties zijn gesloten.